Een praktische lijst met afspraken die het Poolse bedrijf moet bespreken met zijn Nederlandse partner en een advocaat voordat het handelscontract wordt ondertekend.
Een goede overeenkomst vertaalt de afspraken uit de meetings naar de werkwijze van beide bedrijven. Bij een Poolse-Nederlandse samenwerking zijn de prijs, de omvang, de representatie, de ontvangst, klachten, verantwoordelijkheid en de manier waarop de relatie wordt beëindigd van belang.
In Nederland kan een overeenkomst ook mondeling worden gesloten: het aanvaarden van een voorstel door de andere partij kan leiden tot het sluiten van een contract. De officiële website Business.gov.nl raadt ook aan na te gaan of de persoon die het document ondertekent daadwerkelijk de vertegenwoordiger van de onderneming kan zijn en of zijn machtiging niet beperkt is, bijvoorbeeld tot een bepaalde waarde.[1] Daarom is het verstandig om niet alleen het definitieve document te regelen voordat u ondertekent, maar ook het aanbod, de correspondentie, de bijlagen en de algemene voorwaarden.
Dit artikel vervangt geen juridisch advies. Het moet het bestuur helpen een lijst van besluiten samen te stellen om deze met zijn Nederlandse partner en een advocaat te bespreken die ervaring heeft met internationale transacties. Het is geen modelcontract of een beoordeling van een specifieke situatie.
Eerst bepaal je het samenwerkingsmodel
Andere bepalingen zijn nodig bij een eenmalige levering, andere bij een vaste verkoop, diensten of samenwerking met een distributeur. Het bestuur moet het proces beschrijven: wie de bestelling indient en bevestigt, wat wordt geleverd, wanneer de afname plaatsvindt en op welke basis een factuur wordt opgesteld.
Als het bedrijf nog maar net een vorm van aanwezigheid op de markt heeft gekozen, kan het nuttig zijn om eerder een vergelijking te maken tussen de functies die in het artikel worden beschreven. Zakelijk partner in Nederland: distributeur, vertegenwoordiging of netwerken?. Een overeenkomst met een distributeur mag niet worden beschouwd als een gewoon verkoopcontract, vooral niet wanneer er exclusiviteit, verkoopdoelstellingen, territorium of het verplichting tot voorraadbeheer aan verbonden zijn.
Partijen van de overeenkomst en het recht op vertegenwoordiging
In het document moeten volledige gegevens van de entiteiten worden gebruikt: de juridische naam, de organisatievorm, het adres, het registratienummer, het BTW-nummer en de gegevens van de ondertekenaars. De handelsnaam die in de e-mails wordt gebruikt, is niet altijd de naam van de vennootschap die verantwoordelijk is voor de betaling of de uitvoering van de dienst.
Voordat u de overeenkomst ondertekent, is het raadzaam om de Nederlandse handelsregister KVK te raadplegen en te bepalen:
- of het bedrijf bestaat en welke status het heeft;
- wie kan haar vertegenwoordigen;
- is een handtekening van één persoon vereist of is representatieve samenwerking vereist;
- of de machtiging betrekking heeft op een bepaald type en waarde van de transactie;
- zal de bestelling worden geplaatst door hetzelfde bedrijf dat de factuur en het product ontvangt?.
De verantwoordelijken voor de commerciële en operationele zaken moeten goed worden opgenomen in de overeenkomst, maar zij moeten niet worden verward met de personen die bevoegd zijn om het contract te wijzigen. Een praktische oplossing is om te vermelden dat een wijziging van de prijs, het omvang van de dienstverlening of de looptijd moet worden goedgekeurd door bepaalde afdelingen of door middel van een aanvullende overeenkomst.
Omvang: wat precies moet worden geleverd
De beschrijvingen „levering van product X” of „verkoopondersteuning” bieden te veel ruimte voor verschillende interpretaties. De scope moet de resultaten, hoeveelheden, parameters, kwaliteitsstandaard, documentatie, plaats van levering en de verplichtingen van beide partijen aangeven. Voor diensten is het handig om de activiteiten los te koppelen van het resultaat: het aantal uren of ontmoetingen betekent niet altijd een verplichting om een bepaalde verkoop te realiseren.
Bijlagen en voorrang voor documenten
Technische specificaties, prijzenlijsten, tijdschema’s, SLA’s, offertes en algemene voorwaarden bevatten vaak bepalingen die tegengesteld zijn aan elkaar. De overeenkomst moet de volgorde van hun toepassing bepalen. Ook moet worden vastgesteld of de algemene voorwaarden van één partij daadwerkelijk beschikbaar zijn gesteld en geaccepteerd zijn. Business.gov.nl wijst erop dat in internationale handel de afspraken kunnen worden vastgelegd in een overeenkomst, een aanbod en algemene voorwaarden, zodat rechten en verplichtingen duidelijk zijn.[2]
Prijs, valuta en extra kosten
U moet aangeven of de prijs een netto bedrag is en of deze transportkosten, verzekering, verpakking, montage, reizen, licenties, douaneformaliteiten en belastingen omvat. Voor goederen moet u de Incoterms-regels samen met de plaats en de versie van de regels overeenkomen. De vermelding „levering in Nederland” beslist niet over de verdeling van kosten en risico's.
Als de facturering in euro plaatsvindt, moet het bedrijf in Polen de invloed van de wisselkoers op de marge analyseren. Bij een langduriger samenwerkingsverband kan een mechanisme voor de prijsverandering worden vastgesteld: frequentie, percentage, drempel voor kostenverandering en tijdsduur voor kennisgeving. De bedrijfsbeslissing moet verantwoorder zijn en niet gebaseerd zijn op het algemene recht om de prijslijst te „actualiseren”.
Betaling en zekerheid van de vordering
De factuurdatum, de betalingstermijn, het factuurbedrag en de valuta moeten worden beschreven. De vereiste gegevens op de factuur moeten worden vermeld, evenals de regels voor stortingen en de gevolgen van vertragingen. Ook moet worden vastgesteld of de betaling afhankelijk is van de ontvangst en hoe een gebrek aan protocollen invloed heeft op de vervaldatum van de factuur.
De Nederlandse regels voorzien voor B2B-overeenkomsten een termijn van 60 dagen, tenzij de partijen anders overeenkomen in het contract; een termijn langer dan 60 dagen is alleen toegestaan als kan worden aangetoond dat dit geen nadelige gevolgen heeft voor een van de partijen. Als er geen termijn is vastgesteld, bedraagt deze 30 dagen. Grote ondernemingen moeten binnen 30 dagen aan de Nederlandse MKB-bedrijven en zelfstandigen betalen.[3] In grensoverschrijdende relaties moet de jurist bevestigen welke bepalingen van toepassing zijn.
Het is verstandig om de voorschot, het kredietlimiet, de aansprakelijkheidsverzekering, het recht om leveringen te blokkeren en de eigendom van het product tot betaling te bespreken. Na de termijn zijn wettelijke rente, een standaardbedrag van 40 euro voor incassokosten en redelijke verdere kosten voor het innen van de vordering mogelijk.[3]
Aanbiedingen, klachten en wijzigingen
In de overeenkomst moet worden uitgelegd wanneer de levering als voltooid wordt beschouwd. Bij goederen kan dit zijn een kwantitatieve controle na levering en een aparte kwaliteitscontrole. Bij diensten is dit een protocol, een rapport of het ontbreken van gemotiveerde opmerkingen binnen een bepaalde termijn. De criteria moeten controleerbaar zijn en een afwijzing van de ontvangst moet een specifieke niet-naleving aangeven.
De reclamatieprocedure moet de volgende onderdelen omvatten:
- termijn en wijze van aanmelding;
- vereiste bewijzen, zoals foto's, partijnummers of testrapporten;
- mogelijkheid om het product te onderzoeken of de dienst te verbeteren;
- De volgorde van de herstelmaatregelen: reparatie, vervanging, herstelling, prijsverlaging;
- kosten voor transport, demontage en hermonstering;
- Behandeling van verborgen gebreken.
Het is ook de moeite waard om de procedure voor wijzigingen te beschrijven. Een aanvullend verzoek moet de invloed op de prijs en de termijn aangeven voordat de werkzaamheden beginnen. Dit beperkt discussies over telefonische afspraken.
Verantwoordelijkheid en operationele risico's
Het bestuur moet reële scenario's noemen: vertraging, klantstoring, defecte partij, gegevensverlies, transportschade of een eis van de eindafnemer. Vervolgens kunnen samen met een advocaat uitzonderingen, limieten, uitzonderingen, de verplichting om de schade te beperken en de vereiste verzekering worden vastgesteld.
Bij een product moet de verantwoordelijkheid voor het ontwerp, de instructies, de etikettering, de conformiteit met de vereisten en het gebruik dat niet in overeenstemming is met het doel worden verdeeld. Portal Business.gov.nl wijst erop dat een internationale overeenkomst onder andere de product of dienst, de prijs, de acceptatie door de klant, het toepasselijke recht en de bevoegde rechter voor geschillen zou moeten regelen.[2]
Vertrouwelijkheid, gegevens en eigendom van de resultaten
De geheimhoudingsclausule moet beschrijven welke beschermde informatie toegestane ontvangers hebben, de geldigheidsduur en de procedure voor het beheer van documenten na beëindiging van de samenwerking. Er zijn uitzonderingen vereist voor openbare informatie die eerder bekend is en op verzoek van de autoriteit wordt bekendgemaakt.
Als de samenwerking projecten, marketingmateriaal, een klantenbestand, software of technische documentatie omvat, moet worden bepaald wie de rechten heeft op de resultaten en welke gebruiksrechten de andere partij krijgt. De verwerking van persoonlijke gegevens kan afzonderlijke overeenkomsten vereisen met betrekking tot de GDPR en de toewijzing van gegevens.
Toepasselijk recht, geschillen en taal van de overeenkomst
De vermelding „Europa-wetgeving is van toepassing” is ontoereikend. In de overeenkomst moet het recht van het land en de rechter of arbitrage worden vermeld. De kosten, de taal van de procedure en de mogelijkheid om het vonnis uit te voeren moeten worden beschreven. Operatieve onderhandelingen, escalatie naar bestuurlijke instanties, mediation en vervolgens een formele procedure kunnen worden voorzien.
Bij de Poolse, Engelse en Nederlandse versie moet worden aangegeven welke versie van toepassing is in geval van tegenstrijdigheden. Dit geldt ook voor specificaties, klachten en correspondentie die de overeenkomst wijzigt.
Verandering, ontslag en een veilige exit
Het contract moet niet alleen beantwoorden aan de vraag hoe de samenwerking moet worden gestart, maar ook hoe deze moet worden beëindigd. De looptijd, de verlenging, de normale opzegtermijn en de redenen voor een onmiddellijke beëindiging, zoals een aanhoudend gebrek aan betalingen, een ernstige schending, faillissement of schending van de vertrouwelijkheid, moeten worden vastgesteld.
Het is de moeite waard om de gevolgen van het vertrek te beschrijven: betaling voor lopende werkzaamheden, terugbetaling van materialen, verkoop van voorraad, ondersteuning van bestaande klanten, verlenging van de licentie, overdracht van gegevens en voortzetting van de geheimhouding. Bij exclusiviteit moet worden vastgesteld wat de minimale resultaten en de consequenties van het niet-realiseren ervan zijn. Dit vermijdt een van de veel voorkomende problemen die in het artikel worden beschreven. Fouten van Poolse bedrijven tijdens de eerste gesprekken in Nederland: het verklaren van een brede samenwerking zonder afstemming op het proces en verantwoordelijkheid.
Veelgestelde vragen
Moet de overeenkomst met het Nederlandse bedrijf schriftelijk worden gesloten?
Niet elke overeenkomst vereist een schriftelijke vorm, en een mondelinge afspraak kan bindend zijn.[1] Een schriftelijke vorm maakt het echter gemakkelijker om de omvang, de prijs, de termijnen en de aanvaarde voorwaarden te documenteren. De vereisten van de specifieke transactie moet een advocaat bevestigen.
Moet ik het Nederlandse of het Belgische recht kiezen?
Belangrijk zijn de onderhandelingspositie, de plaats van uitvoering, de aard van de dienstverlening, de kosten van het geschil en de bepalingen die de partijen niet mogen uitsluiten. De keuze moet worden besproken met een advocaat die beide markten kent.
Zijn de algemene voorwaarden voldoende in plaats van een afzonderlijke overeenkomst?
Soms omvatten het aanbod en de algemene voorwaarden de meeste afspraken, maar bij een vaste, gecompliceerde of waardevolle samenwerking regelt een afzonderlijke overeenkomst meestal beter de omvang, de verantwoordelijkheden, de ontvangst en de uittreding. Ook moet worden bevestigd welke voorwaarden zijn overeengekomen en welke documenten voorrang hebben.
Wat moet u voorbereiden voor de rechtszaak voordat u een advocaat inschakelt?
Omschrijving van de samenwerkingsmodel, gegevens van de partijen, aanbieding, correspondentie, specificatie, tijdsplanning, verwachte betaalmethode, lijst van risico’s en punten die al met de partner zijn afgesproken. Op deze manier kan de consultatie specifiek gericht zijn op concrete beslissingen in plaats van het herhalen van de gespreksverloop.
Voordat het wordt ondertekend: laatste bedrijfscontrole
Het bestuur moet een voorbeeldig cyclus doorlopen: bestelling, levering, ontvangst, factuur, klacht en afsluiting. Als niet duidelijk is wie de beslissing neemt of welk document nodig is, moet de overeenkomst nog worden preciezer gemaakt.
Hebt u ondersteuning nodig bij het voorbereiden van een gesprek met uw Nederlandse partner? Neem contact op, Om de doelstellingen, rollen en zakelijke afspraken te ordenen voordat de documenten aan de jurist worden overgedragen.
Bronnen
[1] Business.gov.nl, „Overeenkomsten en contracten: alles wat u moet weten” [2] Business.gov.nl, „Juridische zaken in het internationale bedrijfsleven” [3] Business.gov.nl, „Betaaltermijn, incassokosten, wettelijke rente”