Handige verificatie van de Nederlandse contractant vóór de overeenkomst: KVK-register, machtiging tot ondertekening, BTW-nummer in VIES, referenties, financiën en rode vlaggen.
Een goede eerste afspraak is niet voldoende om de betrouwbaarheid van de wederpartij te beoordelen. Een professionele website en een concrete verklaring van samenwerking vervangen niet de verificatie van de gegevens. Dit geldt voor grote orders, distributie, bureaus en onderaannemers.
Als het bedrijf nog voor de keuze staat tussen verschillende uitbreidingsmogelijkheden, is het dan ook verstandig om eerst te beoordelen:, is Nederland een goed markt voor een Pools bedrijf?. De verificatie van de contractant begint later, wanneer een concreet bedrijf en een reële mogelijkheid tot samenwerking op tafel verschijnen.
Ik werk al 16 jaar in Nederland en zie dat veel risico's kunnen worden opgemerkt voordat een overeenkomst wordt ondertekend. Het gaat niet om het uitvoeren van een onderzoek. Er is behoefte aan een georganiseerde verificatie: registratie, vertegenwoordiging, BTW-status, consistentie van informatie, referenties en de financiële gezondheid van het bedrijf. Samen vormen ze het beeld waarop een zakelijk besluit kan worden gebaseerd.
De hieronder vermelde lijst is van een praktisch en informatief karakter. Het is geen juridisch, fiscaal of financieel advies. Bij een overeenkomst van grote waarde, ongebruikelijke voorwaarden of vragen over aansprakelijkheid is het raadzaam om een geschikte adviseur in te schakelen.
Beginnen met het registreren van KVK
De KVK, oftewel de Kamer van Koophandel, beheert het Nederlandse bedrijfsregister Handelsregister. De officiële informatie van de KVK laat zien dat het register toelaat om vast te stellen met wie er een gesprek wordt gevoerd, wie namens het bedrijf kan ondertekenen en of het bedrijf in faillissement verkeert. De huidige kopie geeft meer informatie dan het zelf zoeken naar de naam op internet.[1]
In het antwoord moet vooral worden vergeleken:
- de volledige juridische naam en de handelsnaam;
- KVK-nummer;
- de juridische vorm;
- adres van de vestiging en eventuele vestigingen;
- datum van registratie;
- beschrijving van de activiteiten en SBI-codes;
- de namen van de personen die namens het bedrijf optreden;
- de manier waarop vertegenwoordiging wordt gerealiseerd en eventuele beperkingen van de bevoegdheid.
Het feit dat het bedrijf aanwezig is bij KVK op zichzelf toont niet dat het een goede partner is. Het bevestigt echter wel zijn registratiegegevens en vormt een referentiepunt voor verdere verificaties. Een onderneming die onlangs is geregistreerd verdient speciale aandacht. De vertegenwoordigers baseren hun beweringen op een lange geschiedenis. Een verklaring kan eenvoudig zijn, zoals een wijziging in de rechtsvorm, maar het is verstandig om dit te vragen.
Controleer wie het recht heeft om de overeenkomst te ondertekenen
In de praktijk is dit een van de meest overgeslagen punten. De persoon die de onderhandelingen voert, kan niet altijd zelf de verplichtingen namens de vennootschap aangaan. Het register kan een eenmansrechtenaarding, een gedeelde vertegenwoordiging of een machtiging beperkt tot een bepaalde som aanduiden. Volgens de KVK moeten de personen die gemachtigd zijn om documenten en overeenkomsten te ondertekenen, in het register worden vermeld, en onjuiste gegevens kunnen leiden tot een geschil over de geldigheid van het ondertekende contract.[1]
Voordat u de akte ondertekent, dient u dus de naam, functie en de reikwijdte van de machtiging te controleren. Als er twee handtekeningen vereist zijn, lost een enkele handtekening onder de overeenkomst niets op. Als de akte door een gemachtigde moet worden ondertekend die niet zichtbaar is op de huidige kopie, of als de bevoegdheden van deze persoon twijfels oproepen, dient u een machtigingsdocument aan te vragen en de inhoud ervan te bespreken met een advocaat.
Uw BTW-nummer in VIES verifiëren
Voor transacties binnen de Europese Unie is VIES de volgende stap. Dit is een systeem van de Europese Commissie dat de gegevens controleert die worden verzameld uit nationale BTW-registers. Het resultaat laat zien of een bepaald nummer geldig is voor binnenlandse transacties.[2]
De verificatie moet goed worden uitgevoerd vóór de eerste factuur, en ook periodiek bij langdurige samenwerking. Het bevestigingsdocument met datum moet worden bewaard. De Europese Commissie raadt zelfs aan om een kopie van de verificatie op te slaan voor het geval er een belastingcontrole plaatsvindt.[2]
Het resultaat „invalid” betekent niet altijd dat het een fictief bedrijf betreft. Het kan erop wijzen dat het nummer niet bestaat, niet is geactiveerd voor intracommunautaire transacties of dat de registratie nog niet is afgerond. De gegevens in de databases worden niet altijd onmiddellijk bijgewerkt.[2] Een dergelijk resultaat vereist een verklaring voorafgaand aan de uitvoering van de transactie, en niet automatisch een beschuldiging van de tegenpartij. In spoedgevallen of als er aanhoudende verschillen zijn, is het bevoegde orgaan de belastingdienst of de belastingadviseur.
Alle gegevens vergelijken, niet alleen de nummers
De geloofwaardigheid wordt vaak bepaald door de samenhang van de details. De juridische naam op de KVK-inschrijving moet overeenkomen met de naam op de overeenkomst en de factuur. Het BTW-nummer, het KVK-nummer, het e-mailadres, het bankrekeningnummer en het adres moeten naar hetzelfde bedrijf verwijzen of een begrijpelijke relatie hebben.
Het is de moeite waard om te vergelijken:
- een kopie van de KVK-verklaring met het contract en een e-mailbericht;
- registratienummer met adres op de website en op de factuur;
- de naam van de ontvanger van de rekening met de naam van de contractant;
- de controle over de uitzender met de officiële domeinnaam van het bedrijf;
- omvang van de activiteiten met een offerte aan een Pools bedrijf;
- personen die op de website of LinkedIn zijn vermeld met een representatie zoals vermeld in de KVK.
Een enkel verschil bepaalt geen risico. Een Nederlands bedrijf kan meerdere handelsnamen gebruiken, tot een groep behoren of de boekhouding door een andere entiteit uitvoeren. Het is belangrijk om een duidelijke en gedocumenteerde verklaring te geven. Als het niet duidelijk is welke onderneming verkoopt, welke de overeenkomst ondertekent en welke de betaling ontvangt, moet het proces worden stilgelegd totdat de gegevens zijn geordend.
Vraag om referenties die kunnen worden bevestigd
Een referentie is waardevol als deze afkomstig is van een echte klant of partner en betrekking heeft op een soortgelijke samenwerking. De lijst met logo's in de presentatie zelf biedt geen dergelijke zekerheid. Het is beter om twee of drie contactpersonen te vragen die u kort kunt spreken, natuurlijk met hun toestemming.
Vraagstukken over documenten en eerdere realisaties is goed mogelijk om al in het proces te integreren. de eerste gesprekken met een partner in Nederland. De reactie op een formele vraag om de gegevens te bevestigen zegt ook veel over de bereidheid tot een transparante samenwerking.
Bij een referentiegesprek zijn concrete onderwerpen nuttig: tijdigheid, de overeenstemming tussen de leveringen en de afspraken, de manier waarop het probleem wordt aangepakt, de kwaliteit van de communicatie en de afrekening. Het is ook verstandig om de omvang en de duur van de samenwerking vast te leggen. Een eenmalig klein project van enkele jaren geleden is niet vergelijkbaar met een huidige relatie met een vergelijkbaar profiel als het beoogde project.
Het ontbreken van referenties hoeft een jong bedrijf niet te diskwalificeren. Het zou echter wel invloed moeten hebben op de manier waarop de samenwerking wordt opgestart: een kortere pilotperiode, een kortere factureringsperiode, geen hoge vooruitbetaling of extra zekerheden die zijn afgesproken met de adviseur.
De conditie van het bedrijf en zijn vermogen om de overeenkomst te nakomen beoordelen
De conditie van de contractant is meer dan alleen de omzet. Belangrijk zijn de liquiditeit, de schuldpositie, de tijdigheid van de rapportage, wijzigingen in het bestuur, de wisselwerking tussen de contactpersonen en de operationele capaciteit. Het bereik van de publiekelijk beschikbare gegevens hangt af van de rechtsvorm en de omvang van het bedrijf, daarom is het ontbreken van een uitgebreid financieel verslag niet altijd een aanwijzing.
Voor de beoordeling kunnen beschikbare rapporten, handelsverslagen, informatie over procedures en geschiedenis van registratieveranderingen worden gebruikt. Bij een groter contract is het de moeite waard na te gaan of de omvang van het bedrijf overeenkomt met de gerapporteerde gegevens: aantal medewerkers, magazijn, servicefaciliteiten, verzekering of productiemogelijkheden. Een goede praktijk is om te beginnen met een proefopdracht en meetbare fasen van uitvoering vast te stellen.
Niet elke partner hoeft groot te zijn. Een klein bedrijf kan solide en gespecialiseerd zijn. Het probleem begint wanneer het een omvang belooft die het niet kan leveren en wanneer het op verzoek om gegevens slechts algemene antwoorden geeft.
Rode vlaggen voor samenwerking
Voorzichtigheid is aan te bevelen wanneer meerdere van de volgende signalen zich voordoen:
- druk om onmiddellijk te ondertekenen of een hoge voorschot te betalen;
- betaling op rekening van een particulier of een in de overeenkomst niet genoemde entiteit;
- contact uitsluitend via een gratis e-mailadres;
- verschillen tussen KVK, VIES, de overeenkomst, de partij en de factuur;
- onduidelijke antwoord op de vraag wie de partij van het contract is;
- ondertekening van een persoon zonder zichtbare bevestiging;
- frequent wijzigingen van naam, adres, bestuur of rekening vlak voor de betaling;
- weigering om essentiële documenten te verstrekken of toestemming te geven voor het controleren van referenties;
- een aanbod dat duidelijk afwijkt van de marktvoorwaarden zonder feitelijke onderbouwing;
- haastgedrag in combinatie met een verzoek om ongebruikelijke afspraken buiten het contract te maken.
Een rode vlag kan het gevolg zijn van een organisatorisch probleem. Een paar keer achter elkaar kan dit de risicobeoordeling veranderen. Dan is het beter om te vertragen, documenten te vragen en tot het moment waarop de situatie is opgelost geen betalingen uit te voeren.
Eenvoudige volgorde van verificatie
Ten eerste moeten de actuele KVK-gegevens worden gedownload en de juiste entiteit worden vastgesteld. Vervolgens moet de vertegenwoordiging, het BTW-nummer in VIES en de overeenstemming van de gegevens op alle documenten worden gecontroleerd. De volgende stap is een referentiegesprek en een beoordeling van de staat van de onderneming. Eindelijk moeten de commerciële voorwaarden overeenkomen met het vastgestelde risico: de scope van het pilotproject, het tijdschema, de betalingen, de ontvangst en de verantwoordelijkheid moeten duidelijk worden vastgelegd.
De reikwijdte van de controle hangt ook af van de vraag of het gesprek gaat over distributie, vertegenwoordiging of een andere vorm van partnerschap. Ik vergelijk deze rollen in het artikel. Zakelijk partner in Nederland: distributeur, vertegenwoordiging of netwerken?.
Een verificatie biedt geen 100%-garantie. Het maakt echter mogelijk om gewone administratieve tekortkomingen te onderscheiden van situaties waarin de partner geen antwoord geeft, documenten niet indient en geen verantwoordelijkheid op zich neemt. Dit is ook een goede test voor de kwaliteit van de samenwerking. Een betrouwbare firma begrijpt meestal dat de andere partij eigen veiligheidsprocedures heeft.
Veelgestelde vragen
Is het KVK-nummer voldoende om een bedrijf als betrouwbaar te beschouwen?
Nee. Het KVK-nummer bevestigt de registratie en maakt het mogelijk om de gegevens van de onderneming te controleren. De beoordeling moet worden aangevuld met representatie, VIES, coherentie van de documenten, referenties en operationele of financiële conditie.
Hoe kan ik controleren of een persoon in staat is om een contract te ondertekenen voor een Nederlands bedrijf?
Het is noodzakelijk om de wijze waarop de vertegenwoordiging wordt weergegeven in de huidige KVK-verklaring te controleren. Er moet aandacht worden besteed aan de totale vertegenwoordiging, de beperkingen van de volmacht en andere beperkingen. In geval van onduidelijkheid is een verificatie van de volmacht door een advocaat noodzakelijk.
Wat moet ik doen als VIES de status „invalid” laat zien?
Eerst de verificatie herhalen en de wederpartij vragen om een toelichting. De status kan betekenen dat er geen nummer is, geen activatie voor EU-transacties of een niet-afgeronde registratie.[2] Voordat u een bepaalde btw-afrekening toepast, is het verstandig om de fiscale aspecten te bespreken.
Is het mogelijk om een Nederlands bedrijf te controleren zonder een betaalde rapportage?
Ja, de basiscontrole kan beginnen met KVK, VIES, de bedrijfswebsite, documenten en referenties. Bij een grotere contractwaarde kan echter een betaald handelsrapport of ondersteuning van een specialist informatie verschaffen die niet te vinden is in gratis bronnen.
Gesprek voorafgaand aan de eerste verplichting
Als een Poolse onderneming ondersteuning nodig heeft bij het ordenen van informatie over een potentiële partner, het opstellen van vragen of het plaatsen van gegevens in een Nederlands zakelijk kader, nodigen wij u graag uit voor een korte bespreking. Ik help bij het beoordelen van de zakelijke situatie en het opzetten van een verdere contactlijn; juridische en fiscale kwesties laat ik over aan de juiste adviseurs.
Bronnen
[1] KVK, „Regelmatig uw registratie bij KVK controleren”: https://www.kvk.nl/en/secure-business/regularly-check-your-registration-with-kvk/
[2] Europese Commissie, Your Europe, „Check een BTW-nummer (VIES)” https://europa.eu/youreurope/business/taxation/vat/check-vat-number-vies/index_en.htm